Scan dokumen adalah proses mengubah dokumen fisik kertas menjadi format digital menggunakan alat scanner dan mesin fotocopy. Beberapa mesin fotocopy memerlukan driver atau software khusus di komputer agar bisa menerima hasil scan. Hasil scan biasanya berupa dokumen digital (PDF) atau file gambar (JPEG atau PNG).

Tujuan scan dokumen sebagai berikut:

1. Menyimpan dokumen secara digital agar tidak mudah rusak atau hilang.
2. Mengirim dokumen lewat email atau aplikasi pesan.
3. Memudahkan pencarian dan pengarsipan dokumen.
4. Membantu keperluan administrasi pekerjaan.

Cara scan dokumen menggunakan mesin fotocopy:

1. Pastikan mesin fotocopy menyala dan siap digunakan.
2. Letakkan dokumen yang ingin discan di atas kaca pemindai (Scan Glass untuk 1 lembar dokumen) atau di ADF (Automatic Document Feeder untuk lebih dari 1 lembar dokumen).
3. Pilih mode SCAN TO PC di layar mesin fotocopy.
4. Pilih Name Addres Book Tujuan PC User.
5. Atur format file hasil scan dokumen digital (PDF) atau file gambar (JPEG atau PNG).
6. Tekan tombol START tunggu sampai proses scan selesai.
7. Pilih Last Original (Bagian Terakhir) atau Next Original (Bagian Selanjutnya).
8. Hasil scan akan masuk otomatis ke PC Local Disk (D) Folder Scan.

Menangani error scan dokumen mesin fotocopy gagal masuk ke Name Addres Book Tujuan PC User:

1. Buka File Delete Password User Scan.
2. Pilih Yes User Account Control.
3. Selanjutnya Klik Enter 2X.