Pada saat Department atau Divisi pada perusahaan membutuhkan sebuah program aplikasi untuk mendukung operasionalnya terdapat dua proses penting yang harus dilakukan, yaitu permintaan program aplikasi dan serah terima program aplikasi. Kedua proses ini memastikan bahwa program aplikasi yang dibangun memenuhi kebutuhan yang diinginkan dan dapat berfungsi dengan baik setelah diterima.

1. Cara Permintaan Program Aplikasi

-Identifikasi Kebutuhan Spesifikasi

Sebelum mengajukan permintaan pembuatan program aplikasi, User harus mengidentifikasi kebutuhan spesifikasi yang diinginkan, seperti tujuan yang ingin dicapai, fitur yang diperlukan, latar belakang alasan dan konteks, dokumen pendukung informasi yang diperlukan, serta estimasi waktu penyelesaian pembuatan program aplikasi.

-Pengajuan Permintaan Program Aplikasi

User menghubungi Team IT Department untuk meminta Formulir Permintaan Program Aplikasi, kemudian mengisi informasi lengkap sesuai dengan formulir harus disetujui oleh User dan Atasan User.

-Penyerahan Formulir Permintaan Program Aplikasi

Formulir Permintaan Program Aplikasi yang telah diisi oleh User diserahkan kepada Team IT Department untuk ditindaklanjuti dengan identifikasi kebutuhan spesifikasi dan pengajuan program aplikasi tersebut yang harus disetujui oleh IT Manager.

-Konfirmasi Penjelasan Teknis

Setelah disetujui oleh IT Manager selanjutnya Team IT Department mengonfirmasi dan menjelaskan kepada User mengenai rencana teknis dan proses pembuatan program aplikasi tersebut.

2. Cara Serah Terima Program Aplikasi

-Uji Coba Aplikasi

Sebelum aplikasi diserahkan harus melakukan pengujian secara menyeluruh untuk memastikan bahwa program aplikasi sesuai dengan spesifikasi, semua fitur beroperasi dengan baik, dan proses berjalan tanpa adanya error.

-Pelatihan Kepada User

Sebelum serah terima secara resmi User harus diberikan pelatihan untuk memahami cara penggunaan dan proses program aplikasi sehingga memastikan bahwa pengguna dapat mengoperasikan aplikasi dengan efektif dan efisien.

-Serah Terima Program Aplikasi

Setelah pelatihan Team IT Department memberikan Formulir Serah Terima Program Aplikasi yang telah selesai dibuat dengan menjelaskan tujuan pembuatan dan fungsi fitur yang ada, kemudian harus disetujui oleh IT Manager dan Atasan User.

-Maintenance Pasca Serah Terima

Setelah serah terima akan diadakan maintenance untuk memastikan aplikasi berjalan dengan lancar setelah digunakan beserta pembaruan versi, perbaikan bug, dan penambahan fitur sesuai dengan kebutuhan.