Dalam organisasi perusahaan yang semakin berkembang membutuhkan teknologi sehingga dalam pengelolaan inventaris dan perangkat IT sangat penting. Salah satu proses utama dalam pengelolaan inventaris adalah pengajuan permintaan untuk pembelian atau pengadaan inventaris tools IT. Berikut ini akan membahas langkah yang perlu dilakukan untuk pengajuan inventaris tools IT dari identifikasi kebutuhan hingga persetujuan pengadaan.

1. Pengajuan Permintaan Inventaris Tools IT

-Evaluasi Identifikasi Kebutuhan

Langkah pertama dalam pengajuan inventaris tools IT adalah mengevaluasi kebutuhan dengan melibatkan identifikasi perangkat yang dibutuhkan untuk mendukung operasional, seperti perangkat keras, perangkat lunak, perangkat jaringan, dan perangkat tambahan lainnya.

-Tentukan Spesifikasi Kebutuhan

Setelah mengidentifikasi kebutuhan tentukan spesifikasi teknis dari perangkat yang dibutuhkan dengan jelas akan mempermudah proses pengajuan inventaris tools IT dan menghindari kesalahan dalam pemilihan alat.

-Pengajuan Permintaan Inventaris Tools IT

User menghubungi Team IT Department untuk meminta Formulir Permintaan Inventaris Tools IT, kemudian mengisi informasi lengkap sesuai dengan formulir harus disetujui oleh User dan atasan User. Setelah itu diserahkan kepada Team IT Department disetujui oleh IT Manager nanti akan dikembalikan fotocopy formulir tersebut beserta Surat Penawaran Harga Vendor untuk ketahapan selanjutnya.

2. Pengajuan Purchase Requesition

-Penjelasan Purchase Requesition

Dokumen internal digunakan untuk meminta pembelian barang atau jasa tertentu yang dibuat oleh User yang membutuhkan agar diajukan kepada bagian Purchasing.

-Pengisian Purchase Requesition

User mengisi Formulir Purchase Requesition, meliputi tanggal pengajuan, departement, nama pengguna, alasan pembelian, deskripsi barang, jumlah barang, estimasi harga barang, dan catatan tambahan.

-Persetujuan Purchase Requesition

Setelah mengisi Formulir Purchase Requesition perlu disetujui oleh pihak yang berwenang, seperti Head Of Department, Head Of Division, Head Of F & A Division, Head Of HR - GA & Legal Division, Director.

-Pengiriman Dokumen Purchase Requesition

Selanjutnya dokumen Purchase Requesition beserta lampiran Surat Penawaran Harga Vendor dan dokumen pendukung lainnya diteruskan kepada bagian Purchasing untuk melakukan proses pembelian, kemudian menghasilkan Purchase Order.

3. Proses Pengadaan Inventaris Tools IT

-Pembelian Inventaris Tools IT

Setelah Purchasing mengirimkan Purchase Order ke Head Office selanjutnya proses pembelian sampai Vendor mengirimkan barang beserta kwitansi kepada perusahaan.

-Pengecekan Inventaris Tools IT

Setelah barang diterima Team IT Department melakukan pengecekan barang agar memastikan sesuai dengan spesifikasi yang tertera dalam permohonan dan memastikan tidak ada kerusakan pada barang tersebut serta menginstal barang tersebut agar berfungsi dengan baik.

-Settlement Dokumen Finance & Accounting

Setelah barang datang selanjutnya proses pengajuan settlement Finance & Accounting oleh User dengan melampirkan Kwitansi, Purchase Requesition Biru, Purchase Order Biru, dan dokumen pendukung lainnya.

4. Pencatatan dan Serah Terima Inventaris Tools IT

-Pencatatan Inventaris Tools IT

Setiap inventaris tools IT akan dicatat dalam program aplikasi inventaris oleh Team IT Department untuk memudahkan pengelolaan dan pengecekan deskripsi inventaris tools IT, meliputi jenis inventaris, spesifikasi inventaris, harga inventaris, tanggal pembelian, dan nama pengguna.

-Penyerahan Inventaris Tools IT

Setelah pencatatan akan dilakukan serah terima kepada User beserta Formulir Serah Terima Penyerahan Inventaris Tools IT yang dibuat Team IT Department disetujui oleh IT Manager, HR - GA & Legal, Atasan User.

-Pengembalian dan Mutasi Inventaris Tools IT

Jika inventaris tools IT sudah tidak digunakan bisa dikembalikan atau dipindahkan ke bagian lain sehingga nanti akan diberikan Formulir Serah Terima Pengembalian atau Mutasi Inventaris Tools IT yang dibuat Team IT Department disetujui oleh Atasan User, Hr - Ga & Legal, IT Manager.

-Maintenance Inventaris Tools IT

Pastikan setiap inventaris tools IT digunakan sesuai dengan prosedur tujuan yang telah ditetapkan dan melakukan maintenance dalam pemeliharaan serta perawatan secara berkala untuk memastikan tools IT tetap berfungsi dengan baik beserta pembaruan perangkat lunak, pembersihan fisik, dan pengecekan system.